Číselníky
Číselníky lze průběžně
aktualizovat. Jsou zahrnuty do integritních vazeb, takže položky, které jsou
použity v dokladech, nelze odstranit. Aktualizace číselníků jsou
zaznamenávány a je možné zobrazit historii aktualizací podle uživatelů.
Údaje o firmě
Jsou zde uvedeny základní identifikační údaje vlastní firmy. Adresa,
logo, IČ, DIČ ap.
Logo se vkládá přes schránku. Logo by mělo mít šířku asi 5 cm.
Otevřete jej v nějakém programu pro úpravu obrázků, vložte do schránky
(Ctrl-C) a vložte to formuláře (Ctrl-V).
Účetní období
Účetní období je identifikováno rokem, v němž končí. Dále je uveden
datum jeho začátku a konce. Období nemusí souhlasit s kalendářním rokem.
Sazby DPH
Výše snížené a základní sazby DPH a datum začátku platnosti této
sazby. Dále jsou zde uvedena konta,na něž se bude DPH příslušné sazby
účtovat.
Střediska
Vždy musí být uvedeno alespoň jedno středisko. Uvádí se číslo a název
střediska. Čísla středisek lze volit hierarchicky a tuto hierarchii
využít při filtrování výstupů.
Činnosti
Činnosti mohou jít napříč středisky. Uvádí se číslo a název činnosti.
Činnosti lze využít pro sledování nákladů a výnosů za činnost.
Zakázky
Číselník zakázek obsahuje název zakázky,
odběratele, datum zahájení a ukončení zakázky, plán nákladů a výnosů a
rovněž náklady a výnosy zakázky v minulých účetních obdobích, pokud
zakázka překračuje hranice účetního období. Tyto údaje lze doplnit
poznámkou. Číselník je možné otevřít při účtování poklepnutím na položce
zakázka, a vybrat z něho požadovanou položku.
Při filtrování
výstupů lze použít pro zakázku hvězdičkovou konvenci, takže
čísla zakázek lze strukturovat.
Požadavek na
kontrolu zadání zakázek a jejich platnost definujeme ve
vlastnostech každé knihy. Je-li požadována kontrola platnosti,
není možné zaúčtovat doklad s datem odlišným od období platnosti
zakázky. Při změně data platnosti zakázky v tomto formuláři se
doklady již zpětně nekontrolují.
|
Účtový rozvrh
Účtový rozvrh musí
obsahovat všechna konta, na které budeme účtovat. Konto je definován
svým číslem a názvem. Číslo se skládá ze syntetické části (část před
desetinnou čárkou) a analytické části (část za desetinnou čárkou, max.
čtyřmístná analytika). Je-li analytická část rovna nule, nemusíme ji
zadávat. Účtový rozvrh je naplněn standardním obsahem a je možno jej
přizpůsobit podle potřeby firmy. Číslo konta můžeme opravit či odstranit
pouze tehdy, není-li nikde použito. Název konta je možné opravit vždy.
V systému jsou předdefinovány účtové rozvrhy pro subjekty založené
za účelem podnikání, příspěvkové organizace a nevýdělečné organizace.
Volbu požadovaného subjektu můžeme provést pouze při vytváření nové
databáze (Správa databáze | Vytvoření nové databáze).
Účtový rozvrh je společný
pro všechna střediska.
Výběr jazyka umožní
aktualizovat název konta v příslušném jazyce.
Konto |
Číslo konta. Analytická část je uvedena za desetinnou
čárkou. |
Název konta |
Slovní vyjádření. |
Aktivní |
Rozlišení zůstatku na straně MD nebo Dal. |
Skupina
|
Slouží ke spojení kont číselně spolu nesouvisejících do
skupiny. Např. do skupiny Mzdy můžeme zařadit konta
Mzdové náklady, Náklady na zdravotní pojištění, Náklady
na sociální pojištění. Náklady a výnosy je potom možné
analyzovat podle těchto skupin. |
Saldo
|
Pro
vybrané účty můžeme sledovat saldo příslušného účtu podle
obchodních partnerů a variabilních symbolů. Při účtování je
pak pro takto označené účty nutno zadat variabilní symbol a
obchodního partnera (nedoplní-li se automaticky). |
Nemá vliv na daň
|
slouží pro označení kont, která nejsou daňovým nákladem.
Obraty takto označených kont získáme ze sestavy Finanční
účetnictví | Náklady a výnosy | Nedaňové náklady. |
Zadat zakázku
Kontrolovat zakázku
|
Pro
vybraná konta můžeme požadovat zadání zakázky. |
Měna
|
Pokud je uvedena měna, bude se v knize
pohledávek a závazků tisknout hodnota i v této měně. |
Skupiny kont
Potřebujete-li seskupit
několik kont a získat přehled o obratech za takovouto skupinu, vytvořte
požadovanou skupinu a v účtovém rozvrhu do ni zařaďte požadovaná konta.
Obraty za skupinu lze získat v obratech hlavní knihy.
Banky
V číselníku bank jsou uvedeny základní
informace o bance, typ homebankingu a jeho parametry. Z formuláře jsou
dostupné další funkce týkající se platebního styku pomocí zkrácené
nabídky.
Kursový lístek
Info Office
používá k přepočtům kursů kursový lístek. Z něho jsou čerpány výchozí
hodnoty pro jednotlivé knihy pracující s cizími měnami. Do formuláře
zadáváme kursy jednotlivých měn v požadovaném časovém rozlišení (denně,
měsíčně ap.). Pro každou knihu volíme způsob ocenění. V případě,
že zpracováváte málo dokladů v cizí měně, nemusíte kursový lístek
zadávat a kurs ke každému dokladu doplníme přímo ve formuláři příslušné
knihy.
Uživatelé
Základní
informace o uživateli. Zde dochází k přiřazení uživatele databáze, tak
jak je definován v SQL serveru k jeho doplňujícím údajům. Jméno,
telefon, EMail, podpis ap. Jméno uživatele se použije v historii
dokladu, na zápatí tištěných sestav nebo na formulářích, kde je jméno
uživatele potřeba. Kontaktní informace jsou využity na fakturách,
objednávkách ap.