Zámky

Info Office používá několik druhů zámků dokladů. Všechny zámky jsou realizovány na úrovni databáze, takže jsou funkční při přístupu k databázi jakoukoliv aplikací. Zámky jsou vzájemně nezávislé a lze je kombinovat. Zámek uzamyká doklad nebo jeho část pro aktualizaci. Informaci o aktuálně nastavených zámcích získáte pomocí místní nabídky (pravé tlačítko myši) na tlačítku .

Uzamknutý doklad je označen červenou barvou pozadí v čísle dokladu. Pokud dojde k uzamknutí dokladu jiným uživatelem v době, kdy již byl formulář otevřen, doklad bude bezpečně uzamčen i když nebude označen červeně. To platí obdobně i při odemknutí dokladu. Kontrola uzamknutí dokladu se provádí až při pokusu o uložení dokladu.

Zámkem dokladu lze uzamykat doklady jednotlivě. Všechny ostatní zámky pracují s nějakou množinou dokladů.

1. Zámek dokladu

Uzamknutí dokladu se provede pomocí tlačítka   na formuláři. Zámek je v některých případech nastavován automaticky po provedení nějaké akce, je-li to požadováno, například po vytištění faktury. Pomocí místní nabídky na tomto tlačítku lze také doklad odemknout. Pro uzamknutí a odemknutí dokladu jsou použity různé role, takže lze tyto funkce přidělit různým uživatelům. Doklady v ES může uzamykat účetní a odemykat vedoucí účetní.

2. Zámek knihy

Ve vlastnostech knihy lze zadat datum zámku knihy. Kniha je tak uzamknuta pro vstup a aktualizaci dokladů s datem nižším než datum zámku. Odstranění nebo změna zámku se provede aktualizací data zámku knihy ve vlastnostech příslušné knihy. Pro nastavení a odstranění tohoto zámku je potřeba role AdministratorES pro ES a AdministratorOD pro OD.

3. Zámek DPH

Na daňových dokladech se uzamkne záhlaví dokladu, v němž jsou uvedeny údaje mající vliv na přiznání k DPH. Pokud je při výpočtu přiznání k DPH toto přiznání označeno jako připravené k odeslání, jsou tímto způsobem uzamknuty všechny doklady zařazené na tomto přiznání DPH. Ve fakturách obchodní databáze to jsou celé doklady. Pro nastavení a odstranění tohoto zámku je potřeba role VedouciUcetni, která umožňuje aktualizovat údaje o přiznání k DPH.

4. Zámek uzávěrky skladu (pouze v obchodní databázi)

Zámek je vytvořen současně s uzávěrkou skladu. Jsou uzamknuty všechny doklady v knihách příjemek, výdejek a převodek s datem nižším než datum uzávěrky skladu. V knihách faktur jsou uzamknuty pouze doklady, které pracují se sklady (faktura dobropis a vrubopis). Nejsou uzamknuty zálohy a faktury typu účet. Odstranění tohoto zámku lze provést odstraněním uzávěrky skladu. Pro vytvoření a odstranění uzávěrky skladu je potřeba role SpravceInventur.

5. Zámek účetní uzávěrky

Zadáním data účetní uzávěrky, jsou uzamknuty všechny účetní doklady s datem nižším než datum uzávěrky. Zámek účetní uzávěrky nesouvisí s roční závěrkou a může být použit v libovolných termínech. Nemůže být vyšší než datum uzávěrky skladu. To znamená, že chcete-li uzamknout doklady určitého období, je potřeba nejprve provést uzávěrku skladu a potom zadat datum uzávěrky účetní. Odstranění tohoto zámku lze provést odstraněním data účetní uzávěrky. Tento zámek by měl být použit pro uzavření účetního období v databázi s více účetními obdobími. Pro zadání a odstranění účetní uzávěrky je potřeba role AdministratorIO. Pokud nevyužíváte obchodní databázi, nastavte v údajích o firmě ES parametr "Pro účetní uzávěrku nepožadovat uzávěrku skladu".

U dokladů uzamčených zámky 1,2 nebo 3 lze provést přecenění skladových cen a provést jejich zaúčtování. Doklady uzamčené zámkem 4 lze zaúčtovat a s doklady uzamčenými zámkem 5 již nelze provádět žádné operace.