Způsob zpracování záloh, přijatých plateb a konečných faktur.

Vystavení zálohové faktury.

Zálohové faktury lze vystavovat na výši procent hodnoty položek na faktuře uvedených, nebo na pevně zadanou částku. Pokud do položky výše zálohy zapíšete hodnotu menší než jedna, záloha se vypočítá v procentech podle této hodnoty. Pokud je výše zálohy zadána číslem větším než jedna, je tato hodnota vzata jako hodnota zálohy. Na zálohové faktuře musí být z důvodu následného zpracování uveden základ daně a sazba DPH. Důvodem je potřeba rozdělení celkové částky zaplacené zálohy na jednotlivé základy. Hodnota DPH bude samozřejmě vyčíslena na nulu.

Zálohové faktury se vystavují v knize faktur určené pouze pro zálohové faktury. Kniha nemá nastaven atribut účtovat, protože zálohové faktury se neúčtují. Ve vlastnostech knihy je však potřeba zadat konto záloh a středisko. Na něj budou účtovány úhrady zálohových faktur.

Zpracování došlé platby na zálohovou fakturu.

Informace o provedené úhradě zálohové faktury se načte z bankovního výpisu, který je automaticky zaúčtován, pokud je v knize zálohových faktur uvedeno konto. Úhradu lze zadat také pokladním dokladem nebo interním dokladem. Zde je nutné uvést do zaúčtování příslušný variabilní symbol zálohové faktury, adresu a konto odpovídající kontu uvedenému v knize zálohových faktur.

Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě

Pokud se provede zdanitelné plnění ve stejném zdaňovacím období, jako zaplacení zálohové faktury, není potřeba daňový doklad k přijaté platbě vystavovat a zaplacená záloha se vyúčtuje přímo na konečné faktuře.

V opačném případě je potřeba vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Pro daňové doklady k přijatým platbám není potřeba vytvářet samostatnou knihu, ale je možné je vkládat do společné knihy s ostatními fakturami (nikoliv zálohovými). Vystavení dokladu se provede volbou místní nabídky daňový doklad k přijaté platbě ve formuláři faktura, po doplnění příslušného druhu dokladu a adresy.

Volba místní nabídky daňový doklad k přijaté platbě otevře formulář, v němž se zobrazí všechny přijaté platby, na něž nebyl vystaven daňový doklad. Pokud již máte zadanou adresu, jsou zobrazeny pouze platby od příslušného odběratele. Poklepnutím vyberte příslušnou platbu. Následně se doplní na fakturu položky z příslušné zálohové faktury odpovídající přijaté platbě. Daňový doklad je však vždy vystaven na hodnotu přijaté platby a položky lze ve faktuře libovolně upravovat.

Pokud zde požadovanou platbu nenajdete, otevřete příslušný doklad, kde byla platba přijata (bankovní účet nebo pokladna) a volbou místní nabídky vyúčtované platby, se podívejte, jak byla platba vyúčtována. Zobrazí se číslo dokladu, jímž již byla platba vyúčtována, číslo zálohové faktury a příslušné částky.

Vystavení konečné faktury

Po provedení zdanitelného plnění se provede vystavení konečné faktury. Pokud v místní nabídce faktury zvolíte vyúčtování platby, otevře se formulář pro vyúčtování přijatých plateb. Tento postup je stejný bez ohledu na to, zda byl či nebyl vystaven daňový doklad k přijaté platbě. Zde lze zadat číslo zálohové faktury, nebo poklepnutím otevřít seznam nevyúčtovaných přijatých plateb. Po výběru příslušné platby se položka doplní do formuláře. Na jednu konečnou fakturu lze vyúčtovat více přijatých plateb.

Pokud chcete na fakturu vyúčtovat celou přijatou platbu, není již potřeba nic dalšího zadávat. V případě, že chcete vyúčtovat přijatou platbu pouze částečně, je ve formuláři potřeba doplnit  výši vyúčtované částky v měně faktury a v případě, že byl vystaven daňový doklad k přijaté platbě, ještě sazbu daně.  Zadané hodnoty se odečtou od konečné faktury.

Přehled o nevyúčtovaných přijatých platbách

V místní nabídce faktury je nová položka zálohy. Je možné zobrazit vyúčtované nebo nevyúčtované zálohy. Její použití je vhodné zvláště v případech, kdy daňový doklad k přijaté platbě vyúčtujete více doklady. Zobrazí se nevyúčtované přijaté platby vybraného odběratele.

Pokud tuto volbu provedete v úvodním formuláři na knihách faktur, zobrazí se všechny evidované nevyúčtované platby.

Celý řetězec dokladů musí být v jedné měně. To znamená, že pokud byla zálohová faktura vystavena v EUR, musí být přijatá platba i konečná faktura v EUR. Pokud je vystavena zálohová faktura v EUR a částka by byla zaplacena v korunách, doporučuje se opravit zálohovou fakturu na koruny a vše ostatní vystavit v korunách.

Tato evidence zpracovává pouze doklady vystavené v rámci obchodní databáze.