Odeslání dokladu E-mailem

Doklady je možné odesílat přímo na adresy příslušného obchodního partnera pomocí Outlooku pomocí tlačítka . E-mailovou adresu lze zadat dvěma způsoby. Pro malou firmu je možné zadat E-mailovou adresu přímo do adresáře. Pro větší firmy, kde je potřeba posílat dokumenty na různé adresy (potvrzení objednávky bude zasláno na jinou adresu než faktura) je možné vybírat adresu pro příslušný typ dokumentu podle kategorie kontaktu. V adresáři zadejte ke kontaktu na který chcete posílat faktury kategorii, např. "FAKTURACE" a ve vlastnostech knihy vydaných faktur zadejte do pole kategorie pro výběr EMailu také "FAKTURACE". Pro objednávky se vytvoří kategorie jiná a ta se zadá do vlastností příslušné knihy.

Při odesílání E-mailu se přednostně použije adresa zadaná kategorií, pokud neexistuje, použije se adresa z adresáře a pokud je i tato prázdná, může uživatel vybrat adresu z kontaktů Outlooku.

Lze zvolit formát přílohy, přičemž formáty PDF a XPS lze použít pouze v případě, že pracujete s Accessem 2007. Do těla zprávy lze vložit automaticky text z číselníku textů. Výběr je opět ve vlastnostech knihy.

Archivace dokladu

Doklady lze ukládat v tisknutelném formátu do souborového systému, kde je lze opatřit také elektronickým podpisem. Je to další možnost posílení bezpečnosti a zvýšení robustnosti systému. Takto archivovaný doklad zůstane nezměněn i v případě, že v databázi dojde k jeho změně. Archivaci lze spojit s tiskem nebo odesláním dokladu E-mailem.

Došlo ke změně tlačítka , které dosud sloužilo pro přímý tisk dokladu na výchozí tiskárnu. Nyní lze pomocí něho současně s tiskem nebo bez provedení tisku uložit dokument do souborového systému.

Konfigurace se provede ve vlastnostech knihy.

Jako formát exportu je doporučen XPS, k němuž lze jednoduše připojovat elektronické podpisy, nebo formát PDF. Dále lze zvolit, zda se uložení dokumentu provede současně s tiskem, či bez něho. Složka dokumentů určuje, kam budou dokumenty ukládány. Jméno souboru je vytvořeno z čísla dokladu a prefixu, který určuje typ dokladu. Lze též určit, zda bude doklad po uložení automaticky otevřen. To je vhodné, pokud má být doklad opatřen elektronickým podpisem. Po otevření ho lze okamžitě podepsat a znovu uložit. Při opakovaném uložení dokumentu se za číslo dokladu doplní pomlčka a pořadové číslo.

Pro uložený doklad je provedena automatická vazba s dokladem v databázi pomocí odkazu, takže lze uložený doklad rychle zobrazit poklepnutím. Otevření odkazů v aktuálním dokladu se provede místní nabídkou odkazy. Odkazy, které byly vytvořeny automaticky jsou označeny písmenem S a nelze je měnit. V závislosti na oprávnění uživatele k souborovému systému lze odkaz odstranit, přičemž dochází rovněž k odstranění souboru v souborovém systému.

Odkazy k dokladům knihy lze otevřít místní nabídkou odkazy, na příslušné knize v úvodním formuláři. Zde lze snadno zjistit, zda existují uložené dokumenty ke všem dokladům knihy.

Pro export dokladů ve formátu XPS a PDF je potřeba Office 2007 nebo runtime MS Access 2007, který lze stáhnout zdarma.

Tisk čárového kódu

Na doklady lze tisknout čárový kód, který je využitelný pro následné skenování dokumentů. Tisk kódu pro příslušnou knihu lze nastavit ve vlastnostech knihy. Před tiskem je potřeba nainstalovat fonty kódu 39.