Využití adres pro hromadnou korespondenci a tisk štítků

Hromadná korespondence, nebo tisk štítků či obálek, lze ralizovat napojením tabulky databáze systému Info Office s názvem "AdresaKorespondece" a funkce Microsoft Word.

Napojení tabulky realizujeme přes Microsoft Word (zde přiklad pro MS Word 2010). Doporučujeme přes funkci "Podrobný průvodce hromadnou korespondencí".

Otevřeme MS Word –> záložka Korespondence –> volba Spustit hromadnou korespondenci –> Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Tento průvodce nás bude navigovat celým procesem vytvoření štítků.

1. Vybrat typ – Dopisy, E-maily, Obálky, Štítky…

2. Vybrat počáteční dokument > Možnosti štítku > vyberte požadovanou velikost a rozložení. Stránka pro tisk se přizpůsobí vaší volbě např. 30 štítků na stránku.

3. Vybrat příjemce (adresáty): Použít existující seznam (tabulku ze systému Info Office) > Procházet a napojit zdroj dat na tabulku z Info Office: název serveru / název databáze / tabulka AdresaKorespondence.odc

> Nový zdroj

Typ zdroje dat: Microsoft SQL Server

> Název serveru

> Vybrat databázi a tabulku "AdresaKorespondence"

>Dokončit

Napojený zdroj dat můžeme filtrovat, řadit a zaškrtávacím políčkem vybrat jen některé adresy, které chceme použít. Poklepáním na vybraný název sloupce se podle něj tabulka seřadí. 

 

Použití filtru:

Např. chceme vybrat pouze pražské adresy:

4. Uspořádat štítky – jaká pole z tabulky má štítek obsahovat.

Najedeme kurzorem do prvního štítku a vybereme položky tabulky z nabídky ve „Vložit slučovací pole“, které chceme na štítek tisknout.

Např. takto:

Poté zvolíme „Aktualizovat všechny štítky“ v Průvodci hromadné korespondence“ a to promítne formát štítku do všech ostatních záznamů.

Další krok

5. Zobrazit náhled štítků

6. Dokončit hromadnou korespondenci - Tisk