Číselníky

Číselníky lze průběžně aktualizovat. Jsou zahrnuty do integritních vazeb, takže položky, které jsou použity v dokladech, nelze odstranit. Aktualizace číselníků jsou zaznamenávány a je možné zobrazit historii aktualizací podle uživatelů.

Údaje o firmě

Jsou zde uvedeny základní identifikační údaje vlastní firmy. Adresa, logo, IČ, DIČ ap.

Logo se vkládá přes schránku. Logo by mělo mít šířku asi 5 cm. Otevřete jej v nějakém programu pro úpravu obrázků, vložte do schránky (Ctrl-C) a vložte to formuláře (Ctrl-V).

Účetní období

Účetní období je identifikováno rokem, v němž končí. Dále je uveden datum jeho začátku a konce. Období nemusí souhlasit s kalendářním rokem.

Sazby DPH

Výše snížené a základní sazby DPH a datum začátku platnosti této sazby. Dále jsou zde uvedena konta,na něž se bude DPH příslušné sazby účtovat.

Střediska

Vždy musí být uvedeno alespoň jedno středisko. Uvádí se číslo a název střediska. Čísla středisek lze volit hierarchicky a tuto hierarchii využít při filtrování výstupů.

Činnosti

Činnosti mohou jít napříč středisky. Uvádí se číslo a název činnosti. Činnosti lze využít pro sledování nákladů a výnosů za činnost.

Zakázky

Číselník zakázek obsahuje název zakázky, odběratele, datum zahájení a ukončení zakázky, plán nákladů a výnosů a rovněž náklady a výnosy zakázky v minulých účetních obdobích, pokud zakázka překračuje hranice účetního období. Tyto údaje lze doplnit poznámkou. Číselník je možné otevřít při účtování poklepnutím na položce zakázka, a vybrat z něho požadovanou položku.

Při filtrování výstupů lze použít pro zakázku hvězdičkovou konvenci, takže čísla zakázek lze strukturovat. Požadavek na kontrolu zadání zakázek a jejich platnost definujeme ve vlastnostech každé knihy. Je-li požadována kontrola platnosti, není možné zaúčtovat doklad s datem odlišným od období platnosti zakázky. Při změně data platnosti zakázky v tomto formuláři se doklady již zpětně nekontrolují.

Účtový rozvrh

Účtový rozvrh musí obsahovat všechna konta, na které budeme účtovat. Konto je definován svým číslem a názvem. Číslo se skládá ze syntetické části (část před desetinnou čárkou) a analytické části (část za desetinnou čárkou, max. čtyřmístná analytika). Je-li analytická část rovna nule, nemusíme ji zadávat. Účtový rozvrh je naplněn standardním obsahem a je možno jej přizpůsobit podle potřeby firmy. Číslo konta můžeme opravit či odstranit pouze tehdy, není-li nikde použito. Název konta je možné opravit vždy. V systému jsou předdefinovány účtové rozvrhy pro subjekty založené za účelem podnikání, příspěvkové organizace a nevýdělečné organizace. Volbu požadovaného subjektu můžeme provést pouze při vytváření nové databáze (Správa databáze | Vytvoření nové databáze). Účtový rozvrh je společný pro všechna střediska. Výběr jazyka umožní aktualizovat název konta v příslušném jazyce.  

Skupiny kont

Potřebujete-li seskupit několik kont a získat přehled o obratech za takovouto skupinu, vytvořte požadovanou skupinu a v účtovém rozvrhu do ni zařaďte požadovaná konta. Obraty za skupinu lze získat v obratech hlavní knihy.

Banky

V číselníku bank jsou uvedeny základní informace o bance, typ homebankingu a jeho parametry. Z formuláře jsou dostupné další funkce týkající se platebního styku pomocí zkrácené nabídky.

Kursový lístek

Info Office používá k přepočtům kursů kursový lístek. Z něho jsou čerpány výchozí hodnoty pro jednotlivé knihy pracující s cizími měnami. Do formuláře zadáváme kursy jednotlivých měn v požadovaném časovém rozlišení (denně, měsíčně ap.). Pro každou knihu volíme způsob ocenění.  V případě, že zpracováváte málo dokladů v cizí měně, nemusíte kursový lístek zadávat a kurs ke každému dokladu doplníme přímo ve formuláři příslušné knihy.

Uživatelé

Základní informace o uživateli. Zde dochází k přiřazení uživatele databáze, tak jak je definován v SQL serveru k jeho doplňujícím údajům. Jméno, telefon, EMail, podpis ap. Jméno uživatele se použije v historii dokladu, na zápatí tištěných sestav nebo na formulářích, kde je jméno uživatele potřeba. Kontaktní informace jsou využity na fakturách, objednávkách ap.