Adresář

Ekonomický systém pracuje s adresářem společným pro celý Info Office. Adresář je členěn podle obchodních partnerů a kontaktních osob. Obchodní partnery lze vybrat na doklad podle názvu nebo jiného údaje. Adresy lze tisknout na etikety nebo vytvořit soubor pro hromadnou korespondenci. Adresář otevřeme z pracovní plochy poklepáním nebo s využitím místní nabídky. Do adresáře můžete vstoupit rovněž z libovolného dokladu, kde se s adresou pracuje, poklepáním na názvu obchodního partnera.

Struktura

Adresář lze členit do složek. Například lze oddělit obchodní partery, zaměstnance a ínstituce.

Ke každému obchodnímu partnerovi lze zadat několik kontaktních osob. Několik obchodních partnerů lze fakturovat na společnou adresu.

Vyhledávání v adresáři

Vyhledávat lze pomocí filtru, který otevřeme z panelu nástrojů a standardní pomůcky Hledání. Filtrovat lze i podle kontaktu. Pro zvýšení přehlednosti lze přepínat mezi formulářovým a tabulkovým zobrazením (panel nástrojů, Formulářové zobrazení, Zobrazení datového listu).

Výběr adresy na doklad

Obchodního partnera zadáváme na mnoha dokladech obchodní databáze a ekonomického systému. Výběr z adresáře provádíme v kombinovaném poli podle názvu. V případě, že hledaný obchodní partner dosud v adresáři není, poklepáním na položce názvu otevřeme formulář pro zadání obchodního partnera. Obdobným způsobem můžeme u již zadaného upřesnit některé údaje. V případě, že podle názvu nemůžeme provést jednoznačný výběr, poklepáním na poli adresa (druhý řádek) otevřeme formulář se seznamem všech zadaných adres. V něm můžeme vyhledávat standardním postupem podle libovolného pole nebo jeho části (panel nástrojů Najít).

Použití adresáře pro složitější struktury

Více příjemců zboží podle kontaktů

K danému odběrateli lze zadat do kontaktů jednotlivá střediska s jejich adresami a na objednávce nebo faktuře k dané adrese vybrat příslušný kontakt. Na dokladu je uveden odběratel a jako příjemce zboží vybraný kontakt. Tržby jsou zobrazeny za odběratele bez rozlišení příjemce.

Příjemce faktury jiný než odběratel

V adresáři je pro každého příjemce zboží samostatná adresa, v níž je vybrána adresa příjemce faktury, která je rovněž součástí adresáře. Na dokladu je pak uvedena adresa příjemce faktury a jako příjemce zboží je uveden odběratel. Tržby jsou sledovány za odběratele, saldo za příjemce faktury. Pokud chcete sledovat tržby i za příjemce faktury, je potřeba do adres se stejným příjemcem faktury zadat i společnou kategorii. V analýze tržeb pak lze filtrovat kategorií adresy. Typickým příkladem mohou být obchodní řetězce, kde chceme sledovat tržby za jednotlivé prodejny i řetězec.

Zaslání faktury na jinou adresu

Pokud je potřeba fakturu zaslat na adresu odlišnou od adresy odvěratele nebo fakturační adresy, vyberte k příslušné adrese adresu pro korespondeci, která je rovněž součástí adresáře. Potom se při tisku faktury vytiskne ještě samostatná stránka s korespondenční adresou, která se použije jako přebal faktury.